Cómo reducir costos operativos en un 30%: Guía práctica de automatización

Uno de los indicadores más recurrentes en los proyectos de Plezgo es el ahorro de costos operativos. Muchas empresas peruanas mantienen procesos que dependen del ingreso manual de datos, la revisión de correos o la transferencia de información entre hojas de cálculo.

Estas tareas repetitivas no solo consumen horas de trabajo que podrían dedicarse a labores estratégicas, sino que son altamente propensas a errores humanos. La solución es la automatización de procesos mediante software a medida.

¿En qué consiste realmente la automatización?

A nivel técnico, automatizar significa crear puentes entre los diferentes sistemas que utiliza una empresa para que la información fluya sin intervención humana. Esto se logra principalmente a través del uso de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) o scripts de procesamiento en segundo plano.

No es necesario cambiar el ERP o el CRM actual de la empresa; el software a medida se encarga de conectar las piezas existentes.

Ejemplo práctico: Gestión de facturación y almacén

Imaginemos una empresa distribuidora que recibe pedidos de clientes a través de un formulario web.

• Proceso manual: Un empleado lee el correo con el pedido, ingresa al sistema de almacén para verificar si hay stock, luego abre el portal de facturación (o el sistema integrado con SUNAT) para emitir el comprobante, y finalmente envía un correo de confirmación al cliente. Este ciclo toma unos 15 minutos por pedido.
• Proceso automatizado: El cliente envía el formulario. Un sistema desarrollado a medida intercepta los datos, consulta la base de datos del inventario de forma inmediata, se comunica mediante API con el proveedor de facturación electrónica para generar la boleta o factura, actualiza el stock y envía el correo con el PDF adjunto al cliente. Tiempo total: 3 segundos. Cero intervención humana.

Impacto directo en la rentabilidad

Al implementar este tipo de soluciones, las empresas logran procesar un volumen mayor de operaciones sin necesidad de incrementar el personal administrativo. El equipo de trabajo se libera de labores monótonas para enfocarse en la atención al cliente, el análisis comercial o la búsqueda de nuevos proveedores.

Dato adicional: Según métricas de nuestros proyectos implementados, la automatización de procesos de conciliación de datos y facturación reduce la tasa de error humano a niveles cercanos al 0%, evitando sobrecostos por penalidades, reprocesos o problemas contables.